老行政助理

使命宣言

的使命德克萨斯大学安德森癌症中心是消除癌症在德克萨斯州,全国和世界通过优秀项目,整合病人护理,研究和预防,并为本科生和研究生通过教育,培训,专业人士,员工和公众。188bet体育网址

理想的候选人将有一个强大的行政背景,良好的沟通能力(书面/口头),对细节的关注,精通Word、Excel、PowerPoint,以及能够很好地津津有味的单独作为一个团队的一部分。

总结

老行政助理职位的主要目的是执行工作负责,经常机密性质的,几个教师介入放射学和其他支持部门的员工。这个职位要求单个接口/与部门人员沟通(医疗/临床)和各级人事部门和部门的诊断成像。候选人将组成通信、管理信息在金融中间人和维护电子日历。老行政助理使旅行安排;流程文件及时确保批准日期之前离开,创建/提交检查请求和采购需求。老行政助理类型和/或编辑摘要、手稿、津贴和其他复杂的文件。这个位置有一个文员、财务和信息技术组件。

关键功能

教师/行政/人员支持

1. 准备和流程DI订购模板和输入请购单的副本在部门的数据库中。备份文件的任何购买或支出必须在指定的绑定/文件用于帐户和解。
2. 协助协调会议,讲座,和临床进度。
3. 确保每一位教师有清洁实验室外套既需要交付和挑选。
4. 维护和管理教员CVs和NIH biosketches管理员或相关的适当机构格式使用FIS或等价的数据库。编辑和校对文件错误和一致性。负责更新每个教员的金融中间人或管理员的信息每月不迟于每月的最后一天。
5. 在金融中间人或等效系统管理员,负责手动选择作者的位置,手动输入期刊影响因子,并手动选择编辑器的输出。
6. 维护和跟踪专业许可和会员更新日期在一个持续的基础上。
7. 日志和评论个人支出PRS开发电子表格。
8. 组成的信件。
9. 参与赠款和合同的提交

订购和报销

1. 创建/提交电子检查请求或同意补偿。
2. 创建并提交完整和准确的请求签发采购订单使用DI订购模板。
3. 文章和跟踪费用适当的会计电子表格。
4. 组织和维护库存的物资库存,提交请求新办公用品订单在适当的时候。订单所需的办公用品。评估和推荐购买办公用品/设备部门临床和/或研究操作188bet体育网址
5. 日志和评论的支出分配医师/部门/部门资金和提供每月所需的文档作为和解的报告。

6。相分配部门的账户。

7. 是主动的问题解决方案

部门的支持

1. 满足最后期限。
2. 建立部门,部门和机构的指导方针。
3. 影响部门的效率和生产力通过支持部门内的教师和行政人员。
4. 在二氧化钛作为一个基本的计时员。

5。收集事实和使用独立的判断来确定相应的解决方案。

6。执行数学计算和利用电子表格。

7所示。参与流程改进

8。空间坐标或参与调查

9。负责协调人员(教职员)搬迁需要直接主管的监督下。

神职人员的支持

1。管理日历和协调行程安排,包括但不限于航空公司和酒店预订,安排地面运输管理和协调会议。处理准确和及时的旅行费用报告和检查请求以确保教师或行政成员及时报销。完成并提交准确和及时离开形式,确保文档是批准日期之前离开。验证信息是正确输入的计时员。

2。维护电子日历分配教师/管理员使用适当的软件;生成每日打印日历;使、更改和取消预约的要求;提供最新信息。确保教师或管理员收到适当的任命和及时的提醒。

3所示。组成和类型的备忘录、信件和报告要求。类型和/或编辑摘要、手稿、拨款和其他复杂的文档根据特定的格式。转录会议纪要、手稿、文章、评论和文章要求其他文件。维护保密通信和其他文件在一个有组织的方式使用字母,数字或主题文件系统。

4所示。提供电话覆盖,接听来电,愉快的和可以理解的方式。屏幕电话和指导适当的礼貌和专业的方式。有益的响应调用者的调查;及时传达准确、完整信息。

5。需要/检索包和邮件,包括但不限于UPS,联邦快递,航空,USPS的优先级和机构快递发货。邮件、传真收发及时。

6。接口与信息系统支持组内解决计算机硬件和软件问题。

7. 类型和自我调整通信导致95% +第二稿。
8. 执行复杂的行政和秘书职责要求独立判断和决策机构的指导方针。
9. 协助管理/协调拨款提案和合同协议的准备。
10. 协助准备的资金应用程序、预算预测和适当的理由。

分配的其他职责。

核心价值观

有爱心的行为

·礼貌:尊重和礼貌

·友好/团队合作:促进和奖励团队合作和包容;敏感的担忧我们的病人和同事

正直的行为

·可靠性:经常沟通,诚实和公开的

·问责:拥有自我和他人负责练习我们的价值观

·安全:注意安全问题,使人的注意力;模型安全行为(戴着徽章,洗的手,保持工作区域整洁有序)

探索行为

·响应性:通过他/她的行为,创建一个环境的信任;鼓励学习、创新和新的想法

·个人领导/自主:帮助他人识别并解决问题;寻求个人成长和让别人这样做

核心竞争力

TC -技术/功能的专业知识:

展示技术熟练程度要求做这项工作;拥有最新的软件知识,政策,程序,设备;提供专业技术

表现出对细节的关注和生产高质量的产品;和

使用工具(例如,解释清楚和/或校对技能的同事),以确保工作一直送到教师尽可能无错。

IC -团队与他人

鼓励所有团队成员协作和输入;

所有团队成员的贡献值;

平衡个人和团队的目标。

IC -口头交流:

清晰准确的表达想法的团体和一对一的谈话;和

创造一个环境,开放的沟通渠道。

IC -书面交流:

清晰准确的传递信息通过正式和非正式的文件;

写作风格适应适应观众,使用正确的语法、句子结构、标点符号和拼写。

IC -自适应性:

工作涉及的不确定性的情况下,将优先级和快速变化

建设性地处理错误和挫折

展示的灵活性

IC -发展自己:

追求学习和自我发展;

积极寻求反馈;

学习到工作技能转移。